Κάπου είχα διαβάσει την εξής ατάκα για το excel: “Το excel είναι σαν τις γυναίκες, κάνει τόσα πολλά αλλά γνωρίζουμε μόνο το 1% για αυτά” και η αλήθεια είναι ότι οι χρήστες του excel χωρίζονται σε δύο κατηγορίες. Σε αυτούς που το χρησιμοποιούν για να φτιάξουν απλούς πίνακες με όμορφη μορφοποίηση και σε αυτούς που εκπλήσουν τους πάντες με τις ικανότητές τους στο να δημιουργούν γραφήματα, συναρτήσεις και -γιατί όχι- μικρές μακροεντολές για να μειώσουν το χρόνο εργασίας. Για να ήρθατε σε αυτό το άρθρο σας αρέσει ή ψάχνετε κάτι σχετικό με το excel (aka υπολογιστικά φύλλα) και σίγουρα ανήκετε στην δεύτερη κατηγορία. Ή μήπως όχι; διαπιστώστε το μόνοι σας κοιτώντας τα πέντε μυστικά που πρέπει να γνωρίζετε όσοι χρησιμοποιείτε το excel. Ίσως κάποια από αυτά τα γνωρίζετε ήδη (και μπράβο!) και άλλα τα βλέπετε (και ευκαιρία να τα μάθετε) για πρώτη φορά.
Σας επισυνάπτω ένα αρχείο EXCEL (βιβλίο εργασίας) το οποίο έχει παραδείγματα όλων των μυστικών που θα δούμε για να το μελετήσετε και περιμένω σχόλια και απορίες κάτω από το άρθρο για όσους έχουν.
Κατεβάστε το αρχείο με τα παραδείγματα από εδώ:
πάμε να δούμε μυστικά για το excel
VLOOKUP
Η VLOOKUP Είναι μία συνάρτηση που κάθε χρήστης excel που φτιάχνει πίνακες θα πρέπει να γνωρίζει να χρησιμοποιεί. Ας πούμε ότι έχετε έναν πίνακα με πολλές γραμμές οι οποίες αφορούν πωλήσεις. Και σε μία στήλη του πίνακα θέλετε να φαίνεται ο υπεύθυνος της κάθε πώλησης, αναλόγως του τμήματος στο οποίο ανήκει η πώληση (πχ Αθλητικά, Σχολικά, Οικιακά, Εργασία, κλπ)
Το κάθε τμήμα πωλήσεων έχει έναν υπεύθυνο αλλά δεν είναι σίγουρο ότι ο υπεύθυνος θα είναι ο ίδιος για πάντα και για να μην αλλάζουμε κάθε φορά τα ονόματα χειροκίνητα, είναι χρήσιμο να αξιοποιήσουμε την VLOOKUP.
Αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε έναν πίνακα αναφοράς με τα ονόματα των υπευθύνων που αντιστοιχούν σε κάθε τμήμα και στη συνέχεια να ορίσουμε τον πίνακα αυτό ως όρισμα του πεδίου table array. Έτσι το μόνο θα χρειάζεται να κάνουμε σε περίπτωση αλλαγής είναι να αλλάζουμε τα ονόματα από τον πίνακα αναφοράς και όχι από τον κυρίως πίνακα.
Γραφήματα (Charts)
Τα γραφήματα αναμφίβολα προσδίδουν μία οπτική απεικόνιση ενός πίνακα δεδομένων και τον καθιστούν πιο ευανάγνωστο ακόμα και από τον άνθρωπο ο οποίος δεν έχει σχέση με τα δεδομένα καθέ αυτά. Είναι πολύ ευκολότερο να κάνετε ένα γράφημα για να δείτε πιο είναι το τμήμα πωλήσεων που κάνει τις μεγαλύτερες πωλήσεις από το να συγκρίνετε τις γραμμές ενός πίνακα δεδομένων. Το excel προσφέρει μία πληθώρα τύπων -και στη συνέχειαμορφοποιήσεων για κάθε τύπο- γραφημάτων και σίγουρα ένας από τους τύπους θα ταιριάζει στην δική σας περίπτωση. Είτε θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράφημα πίτας ή ένα γράφημα στηλών, ράβδων, κλπ μπορείτε να το κάνετε με μερικά κλικ χάρη στον οδηγό γραφημάτων.
Συνάρτηση IF
Ανήκει στην κατηγορία των λογικών συναρτήσεων και μπορεί να δώσει μία τιμή σε ένα κελί αναλόγως αν ικανοποιείται μία λογική συνθήκη ή όχι. Για παράδειγμα: Αν το συνολικό ποσό των πωλήσεων είναι πάνω από 10.000€ τότε κάνε έκπτωση 15% διαφορετικά κάνε έκπτωση 7%. Ένα άλλο παράδειγμα είναι αυτό με τους μαθητές και την βαθμολογία. Αν ο βαθμός είναι κάτω από 10 τότε ο μαθητής πρέπει να παρακολουθήσει ξανά το μάθημα διαφορετικά προβιβάζεται στην επόμενη τάξη. Με αυτό το τρόπο μπορούμε να ελέγχουμε καλύτερα τα αποτελέσματα ενός πίνακα και να παίρνουμε αποφάσεις οι οποίες εξαρτώνται από συγκεκριμένους παράγοντες.
Τελεστής συνένωσης & (ή αλλιώς concatenate)
Όπως είναι γνωστό, στο excel όταν θέλουμε να πληκτρολογήσουμε έναν τύπο ή μία συνάρτηση πρέπει να ξεκινήσουμε με το = ώστε να καταλάβει το excel ότι πρέπει να υπολογίσει αυτό που γράφουμε για να μας επιστρέψει το αποτέλεσμα. Και συνήθως οι πράξεις είναι με αριθμούς. Τι γίνεται όμως όταν θέλω να ενώσω 2 κελιά των οποίων το περιεχόμενο είναι κείμενο. Για παράδειγμα, έστω ότι θέλω να ενώσω το όνομα και επώνυμο που βρίσκονται σε δύο στήλες και να τα εμφανίσω μαζί σε μία τρίτη στήλη.
Αυτό γίνεται εύκολα, αρκεί να γράψω τον εξής τύπο στο κελί που θέλω να εμφανιστούν ενωμένα:
= A1 & " " & B1
οπου A1 και B1 είναι τα κελιά που γράφουν το όνομα και επώνυμο αντίστοιχα. Τα εισαγωγικά που υπάρχουν ενδιάμεσα εξασφαλίζουν ότι θα μπει και ένα κενό ανάμεσα στο όνομα και το επίθετο.
Κανόνες Επικύρωσης Δεδομένων
Πολλές φορές πληκτρολογούμε δεδοένα στα κελιά και κάνουμε λάθη λόγω της πίεσης του χρόνου για να τελειώσουμε. Με τη χρήση κανόνων επικύρωσης εξασφαλίζουμε ότι οι τιμές που θα παίρνουν τα κελιά θα είναι στο εύρος που θα ορίσουμε εμείς ως επιτρεπτό. Για παράδειγμα στο πεδίο ‘ηλικία’ θέλουμε να μπορούμε να καταχωρούμε τιμές από 17 έως 75. Έτσι, αν μπερδευτούμε και πληκτρολογήσουμε στο πεδίο ηλικία έναν αριθμό έξω από το εύρος (π.χ. 99) το excel θα μας προειδοποιήσει ότι η τιμή αυτή δεν είναι επιτρεπτή.
Για να προσθέσουμε κανόνες επικύρωσης κάνουμε κλικ στην επιλογή Δεδομένα και στη συνέχεια στην επιλογή: Επικύρωση δεδομένων.. Από το πινακάκι που εμφανίζεται επιλέγουμε αν θέλουμε διάστημα τιμών ή ανώτατο/κατώτατο όριο. Επίσης μπορούμε να επιλέξουμε τον τύπο των δεδομένων που θα εισάγονται στα κελιά που έχουμε επιλέξει.
Τα γνωρίζατε αυτά; Περιμένουμε τα σχόλια ή αν έχετε και εσείς μυστικά που θέλετε να μοιραστείτε μαζί μας.
Μπορείτε να παρακολουθήσετε τα μαθήματα Excel που υπάρχουν στο Getcert για να βελτιώσετε τις γνώσεις σας, αλλά και να δείτε τις δεκάδες Ερωτοαπαντήσεις τύπου εξετάσεων πιστοποίησης για να προετοιμαστείτε αν είστε υπηψήφιος.